広報委員会の変革、オンライン化

PTA会長時代に、広報委員会を思い切りいじった。毎年広報委員の選出にはかなり苦労していたが、活動を見るにもっと省力化したり、やり方を変える余地はあろうと思ったからだ。

クラス選出から全校募集へ

例年は委員選出は年度末の懇談会時、翌年度委員を選出していた。暗い雰囲気の、俗に言うお通夜のような懇談会、である。それが嫌で、変えたかった。そもそも広報委員会は各学年毎に散らばってる必要もないことから、全校募集をかけることにした。学年が被ってても問題ない。

さらに、

・平日は割と動ける（取材可能）けど、PC使った編集とかは苦手
・平日は仕事していて無理だけど、PC使った編集はできる

といった簡単なスキルアンケートも行い、バランスよく構成する。委員が頻繁に平日学校に来て編集会議などする必要はない。平日動ける方が取材をして写真を撮影し、それをLINEで共有、編集得意な方は共有された素材を元に広報紙を編集。それで十分じゃん。

紙媒体広報紙からオンライン広報紙へ

また、紙媒体で発行していた広報紙をオンライン化させた。
紙媒体だと、発行回数が少ないため、広報紙に載って配布される頃には「随分古いイベント」になっていることもままあった。加えて、全体の統一感を出すためにはどうしても各ページ担当をマージしていく際に編集会議などが必要となり、これもまた負担。

そんなにボリューミーでなくても、イベント2つぐらいをA4にして1枚程度にまとめて、もっとタイムリーに、その分頻繁に出す、という方向に切り替えた。しかも印刷して配布ではなく、PDFデータの一斉配信。小学校HPにも載せてもらった。

A4×1枚程度なので、基本的に編集は一人が担当。もちろん素材は取材できる人が取材し、LINEで共有している。実はPTA会長時代にも、半ば趣味的に、そして試験的にこうしたミニ広報紙のオンライン配信はやっていた。広報委員会ではなく、PTA会長の独自配信として。タイムリーで頻繁な配信は保護者にも評判が良かったので、こちらを広報委員会としての活動に組み込む、という流れだ。

活動してみて

まず、全校募集にして委員が集まるかどうか、が最初の懸念だったが、蓋を開けてみると募集数以上の応募が来た。驚きである。変革の初年度という点もあり、PTA会長の任期終了後の自分も広報委員として入ってフォローすることにし、他のメンバーは平日活動可否とPCスキルにより選出した。

新体制の広報委員会の活動が始まってぼちぼち年を越そうとしているが、8ヶ月経った今、全員での定例会はたったの2回だけ。広報委員長が「この日にこんなイベントあります」といった情報を流し、行ける人が手を挙げ、写真をLINEグループのアルバムに共有。で、「私今回編集します」といった具合に、編集担当も自然と手が挙がり、制作にかかる。特に持ち回りとか誰かに指示されるとかなく、極めて能動的にまわっている。

嫌々選出されたのではなく、自分から希望して委員になっているので、そもそもモチベーションが違う。他の委員と話していても「できれば来年度も広報委員やりたい」という声もあがっており、委員の満足度は高い。

年度始めに紙媒体で教職員を紹介するものを発行し、その後はずっとオンラインでのミニ広報の配信。イベントの多かった前期は月1以上のペースで発行。発行を指示したわけでもなく、各委員自ら「これミニで流そうよ」という形で進められている、能動的な結果だ。

やらされ感なく活動できるのは非常に良い。PTA活動、かくあるべし、と思える、我ながらナイスな変革であった。